Postordnung der FernUniversität

§ 2 Posteingang

1. In der Posteingangsstelle werden grundsätzlich alle zentral einge­henden Postsendungen und sonstigen Eingänge entgegengenom­men.
2. Über die Entgegennahme von Wert- und Einschreibsendungen wird ein Nachweis in der Posteingangsstelle geführt.
3. Sendungen mit einem Einziehungsentgelt (Nachgebühr) werden grundsätzlich nicht angenommen. Über Ausnahmen entscheidet die Leitung der Posteingangsstelle.
4. Falsch zugestellte Sendungen (Irrläufer) werden ungeöffnet an die Post zurückgegeben.

§ 3 Behandlung der Eingänge

1. Alle Postsendungen und sonstigen Eingänge werden in der Posteingangsstelle geöffnet, mit dem Eingangsdatum versehen (ausgenommen E-Mails) und an die Empfangsstel­len der zuständigen Organisationseinheiten weitergeleitet.
2. Die Post, die bis 8.00 Uhr in der Posteingangsstelle eingeht, erhält das Datum des letzten Werktages als Eingangsdatum. Nach 8.00 Uhr eingehende Post erhält das Tages­datum als Eingangsdatum.
3. Irrtümlich geöffnete Sendungen, die nicht für die FernUniversität bestimmt sind, werden wieder verschlossen, mit dem Vermerk „Irrläufer, irrtümlich geöffnet“, mit Namenszeichen und aktuellem Eingangsstempel versehen und dann an die Post wieder zurückgegeben.
4. Sendungen, bei denen der Name der Empfängerin oder des Empfängers der Behördenbezeichnung vorangestellt ist und solche, die an Beschäftigte “persönlich“ gerichtet sind, gelten als private Post. Sie werden mit dem Eingangsstempel versehen und den Beschäftigten ungeöffnet direkt zugeleitet. Gleiches gilt für besonders gekennzeichnete Briefumschläge (z. B. Ärztliches Gutachten, Beihilfe, Personalsache, Gleichstellungsbeauftragte, Datenschutzbeauftragter, Personalräte, Schwerbehindertenvertretung). Sendungen mit dem Zusatz "eigenhändig" oder "zu Händen" gelten als Dienstpost und werden geöffnet.
5. Private Post, die erst nach dem Öffnen durch die Empfängerin oder den Empfänger als dienstliche Post erkannt wird, wird von der Empfängerin oder dem Empfänger mit Namenszeichen und dem Datum versehen, das von der Posteingangsstelle auf dem Briefumschlag abgedruckt wurde. Auf Grund von evtl. Fristabläufen ist der Briefumschlag beim Schriftstück zu belassen und zum Vorgang zu nehmen.
6. Sendungen, die erst nach dem Öffnen als vertrauliche oder private Post erkannt werden können, werden wieder verschlossen, mit dem Vermerk "Nach Öffnung wieder verschlossen" und dem Namenszeichen versehen, an die Em­pfangsadresse weitergeleitet.
7. Briefumschläge werden zum Zwecke der Nachprüfung drei Werktage in der Zentralen Posteingangsstelle aufbewahrt. Fehlt die Absendeangabe auf dem Schriftstück oder ist sie unleserlich, wird der Briefumschlag beim Schreiben belassen.
8. Postwertzeichen werden den Eingängen entnommen. Die Entnahme wird auf dem Schriftstück vermerkt. Die Postwertzeichen werden einmal monatlich der Post zur Erstattung vorgelegt. Beigefügte Freiumschläge verbleiben bei den Eingängen und sind für die Antwort zu verwenden.
9. Sendungen, die Verrechnungsschecks oder Barschecks enthalten, werden wieder verschlossen und der Empfangsstelle zugeleitet. Barschecks erhalten den Stempelaufdruck "Nur zur Verrechnung".
10. Beigefügtes Bargeld wird entnommen und der Haushaltsabteilung zusammen mit ei­ner Fotokopie des Anschreibens gegen Quittung übergeben.
11. Die Anzahl beigefügter Anlagen wird im Eingangsstempel vermerkt. Auf das Fehlen von Anlagen wird gegebenenfalls hingewiesen.
12. Gekennzeichnete Angebote auf Ausschreibungen werden auf dem Briefumschlag mit dem Eingangsstempel und der Uhrzeit des Eingangs versehen und ungeöffnet der Empfangsstelle zugeleitet.
13. Telegramme, Telefaxe, Eil-, Express- bzw. Kuriersendungen sind mit der genauen Uhrzeit des Eingangs zu versehen und unverzüglich an die Empfangsadresse weiterzulei­ten. Telegrammtexte, dringende Telefaxe und dringende E-Mails sind vorab telefonisch durchzugeben bzw. anzukündigen.

§ 4 Besondere Eingänge

1. Der Rektorin oder dem Rektor und der Kanzlerin oder dem Kanzler sind alle Eingänge von den Bundes- sowie obersten Landesbehörden vorzulegen.
2. Diese Eingänge werden, genau wie die bei der Rektorin oder dem Rektor und der Kanzlerin oder dem Kanzler direkt eingehenden Postsendungen, über die Organisationsdezernentin oder den Organisationsdezernenten in den Geschäftsgang gegeben.
3. Den Personalräten sind unverzüglich grundsätzliche Erlasse der Ministerien zu Sachpunkten ihrer Zuständigkeitsbereiche, insbesondere Personal und Haushalt, vom jeweils zuständigen Fachdezernat in Kopie zu übersenden.

§ 5 Interne Post und deren Weiterleitung

1. Interne Post soll - soweit sinnvoll - elektronisch erstellt und per E-Mail an die zuständige Organisationseinheit gesendet werden.
2. An die persönliche Mailadresse soll dienstliche Post nur dann gesendet werden, wenn sichergestellt ist, dass die Empfängerin oder der Empfänger erreichbar ist.
3. Interne dienstliche Post, soweit sie nicht in elektronischer Form vorliegt, ist grundsätzlich in grünen Umlaufmappen weiterzuleiten. Ministeriumspost, Rechnungen, sowie Gremienpost sind in den speziell gekennzeichneten Umlaufmappen zu versenden. Die Umlaufmappen sind mit Namen, Organisationseinheit und Dienstgebäude auszuzeichnen und grundsätzlich auf dem Dienstweg der Empfangs­adresse zuzuleiten; dies gilt nicht für Massensendungen. Diese werden bereichsweise in grünen Umlaufmappen weitergeleitet.
4. Briefumschläge sind nur für Personalsachen, Verschlusssachen etc. zu verwenden, um die Vertraulichkeit von derartigen Schreiben sichern zu können. Sie sind als solche zu kenn­zeichnen und bei Bedarf zusätzlich zu ver­schließen. Entsprechende Umschläge sind nach Möglichkeit mehrmals zu verwenden.
5. Die Entgegennahme und Weitergabe von Wertbriefen im internen Postverkehr ist von den beteiligten Beschäftigten zu prüfen und zu quittieren

§ 6 Postausgang

1. Externe Post soll - soweit sinnvoll - wie interne Post grundsätzlich elektronisch erstellt und per E-Mail zugestellt werden. § 5 (2) gilt hier entsprechend. Post, die nicht per E-Mail zugestellt werden kann, ist der Postausgangsstelle zuzuleiten. Sollen Sendungen mit Expressdienst (wie z. B. Postexpress, DHL) verschickt werden, ist dieses vorher der Postausgangsstelle fernmündlich anzukündigen.
2. Die Postausgangsstelle ermittelt unter Be­rücksichtigung der Post- und Zollvorschriften, der vorgegebenen Termine und Beförderungszeiten, die tarifgünstigste Versendungsart.
3. Die externe dienstliche Post ist der Postausgangsstelle grundsätzlich kuvertiert bzw. verpackt zuzuleiten. Alle Sendungen sind vom absendenden Bereich mit einer Anschrift- und Absenderangabe (siehe Regeln zum Schriftverkehr) zu versehen. Private Post ist frankiert und in einer Umlaufmappe an die Postausgangsstelle zu geben. Alle Sendungen, die nicht vom absendenden Bereich frankiert sind, gelten als Dienstpost. Die Postausgangsstelle ist berechtigt, stichprobenartig oder nach Auftrag, den Inhalt von dienstlichen Sendungen vor der Weiterleitung zu prüfen. Bei solchen Prüfungen muss eine Vorgesetzte oder ein Vorgesetzter anwesend sein. Für "offene Sendungen" (Büchersendungen) sind Briefumschläge mit Punkt- oder Adhäsionsverschluss, für Kurzmitteilungen möglichst Postkarten zu verwenden.
4. Termingebundene Massen-, sowie Fracht- und Zollgutsendungen sind der Postausgangsstelle frühzeitig anzukündigen; zusätzliche Er­fordernisse sind abzuklären.
5. Wird eine besondere Sendungs- bzw. Zustellungsart gewünscht (Einschreiben, Postzustellungsurkunde), so muss diese auf dem Briefumschlag oder im Adressfeld angegeben werden.

§ 7 In-Kraft-Treten

Diese Postordnung tritt am 01.01.2001 in Kraft und ersetzt die bisherige vom 05.08.1986.

Für die FernUniversität - Gesamthochschule

gez. Bartz
Kanzler

gez. Prof. Dr.-Ing. Hoyer
Rektor