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Vereinbarung zum Einsatz der Systemkomponente Telefonaufzeichnungs- und Abrechnungsverfahren

Im Rahmen des Beteiligungsverfahrens gemäß LPVG und ihrer Zuständigkeiten nach den gesetzlichen Bestimmungen und den tarifvertraglichen Regelungen einigen sich

1. der Rektor als nach § 111, Satz 3 LPVG für die FernUniversität - Gesamthochschule Handelnder

mit dem Personalrat für wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigte, vertreten durch die Vorsitzende und

2. der Kanzler als nach § 8 Abs. 3 LPVG für die FernUniversität - Gesamthochschule Handelnder

mit dem Personalrat, vertreten durch den Vorsitzenden

auf den Einsatz der Systemkomponente "Telefonaufzeichnungs- und Abrechnungsverfahren" in der FernUniversität - Gesamthochschule.

§ 1 Geltungsbereich

Die Vereinbarung gilt für die derzeitige ISDN-Telekommunikationsanlage "Integral 331-333."

§ 2 Organisatorischer Ablauf

1) Aufzeichnung der Dienstgespräche

Interne Gespräche und Wahlvorgänge werden nicht erfasst.

Nach den Dienstanschlussvorschriften (DAV) gem. Rd. Erl. des Finanzministers vom 29.08.97 Az. B 2740-0.1.1-IV A 4 sind folgende Aufzeichnungen / Erfassungen / Ausdrucke mit den angeführten Merkmalen vorgeschrieben:

1. Gem. lfd. Nr. 2.32 der DAV sind folgende Daten zu erfassen:

Abrechnungszeitraum
Name
Nebenstellen-Nr., ggf. lfd. Nr. zur Nebenstellen-Nr.
Datum und Uhrzeit
Ort und Telefon-Nr. der Gesprächsteilnehmerinnen und Gesprächsteilnehmer
Anzahl der Zeiteinheiten
Verbindungsdauer
Gebührenbetrag

Bei Gesprächen in Angelegenheiten der Personalvertretungen, der Schwerbehindertenvertretung, der Jugend- und Auszubildendenvertretung sowie der Frauenbeauftragten werden der Ort und die Telefonnummer der Gesprächsteilnehmerinnen und Gesprächsteilnehmer nicht erfasst, sofern die Gespräche mit spezieller Kennung geführt werden.

2) Ausdruck von Summendaten

Gem. lfd. Nr. 2.32 der DAV sind folgende Daten auszudrucken:

a) Summennachweis für die Dienststelle über die geführten dienstlichen und privaten Gespräche gemäß Anlagen 1a und 1b:

Abrechnungszeitraum
Gesamtzahl der dienstlichen Verbindungen
Gesamtbetrag der Gebühren für dienstliche Verbindungen
Gesamtzahl der privaten Verbindungen
Gesamtbetrag der Gebühren für private Verbindungen

b) Summennachweise für Projektabrechnungen gemäß Anlage 1c:

Mit Zustimmung des jeweiligen Projektleiters und der Haushaltsabteilung können Nebenstellen zu "Projektgruppen" zusammengefasst werden. Für diese Projektgruppe können bei Bedarf Summenzusammenstellungen mit folgendem Aufbau ausgedruckt werden:

Abrechnungszeitraum
Erfasste Nebenstellen
Gesamtzahl der dienstlichen Verbindungen
Gesamtbetrag der dienstlichen Verbindungen

3) Aufzeichnung der Privatgespräche

Zur Aufzeichnung der geführten Privatgespräche ist die Vergabe einer individuellen PIN-Nummer erforderlich. Diese PIN-Nummer wird per Zufallsgenerator durch die eingesetzte Software (§ 4) ermittelt und durch die für die Telefonabrechnung zuständige Verwaltungsabteilung den Beschäftigten mitgeteilt.

Durch den Einsatz einer individuellen PIN-Nummer können Privatgespräche von allen Nebenstellen der Telekommunikationsanlage geführt werden. Weiterhin können unter dieser PIN-Nummer auch private Faxsendungen verschickt werden.

Die Abrechnung der privaten Fax-Sendungen erfolgt im Rahmen der Gesprächsabrechnung gemäß § 2 Absatz 4 dieser Vereinbarung.

Folgende Daten der privaten Orts-, Nah- und Ferngespräche für die Bediensteten über Identnummern, werden aufgezeichnet:

Name
Abrechnungszeitraum
Nebenstellen-Nr., ggf. lfd. Nr. zur Nebenstellen-Nr.
Datum und Uhrzeit
Ort der Gesprächsteilnehmerinnen und Gesprächsteilnehmer
Telefon-Nr. der Gesprächsteilnehmerinnen und Gesprächsteilnehmer unter Weglassung der letzten drei Ziffern (es wird angestrebt, die ersten drei Ziffern des Anschlusses zu unterdrücken)
Zahl der Zeiteinheiten
Gesamtbetrag der zu erstattenden Gebühren

4) Abrechnung der Privatgespräche

Über die in Absatz 3 aufgezeichneten Daten wird den Beschäftigten monatlich eine Einzelaufstellung (Computerausdruck) gemäß Anlage 2 zur Information im verschlossenen Umschlag übersandt. Dieser Nachweis darf nur in einfacher Ausfertigung gedruckt werden; er ist ausschließlich für die Bedienstete bzw. den Bediensteten bestimmt.

Die Monatsgebühren werden halbjährlich in Form eines Sammelausdrucks gemäß Anlage 3 erhoben. Zur Vereinfachung des Abrechnungsverfahrens wird von den Gesprächsteilnehmerinnen und Gesprächsteilnehmern die Teilnahme am Lastschrifteinzugsverfahren erbeten. Falls an diesem Verfahren nicht teilgenommen wird, sind die Halbjahresbeträge auf das Konto der FernUniversität zu überweisen.

Mit der Nutzung der Telefonanlage für Privatgespräche erklärt sich jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer mit der vorgenannten Datenerfassung und der Abrechnungsweise einverstanden.

Für die Zuordnung der Nebenstellennummern wird ein entsprechender Listenausdruck gefertigt. (Liste der Telefonteilnehmerinnen und Telefonteilnehmer nach Nebenstellen geordnet).

5) Zahlungsüberwachung

Als Beleg für die Zahlungsüberwachung wird ein Nachweis der privaten Orts-, Nah- und Ferngespräche gemäß Anlage 3 erstellt.

Die Nachweise über erstattungspflichtige Gespräche dürfen nur für die Erhebung der Gebühren verwendet werden. Die gespeicherten Daten sind 2 Monate nach dem Ausdruck zu löschen.

§ 3 Dienstliche Benutzung der Fernsprecheinrichtungen

Zum Nachweis einer wirtschaftlichen und sparsamen Haushaltsführung wird die Notwendigkeit von dienstlich geführten Telefonaten durch eine stichprobenweise Überprüfung gemäß lfd. Nr. 2.13 i.V. mit 2.32 der DAV wie folgt sichergestellt:

Aus der Gesamtanzahl der Nebenstellen der Telefonanlage, mit Ausnahme der in Amtshilfe bedienten Einrichtungen (z. B. Fachhochschule, AStA, Staatl. Bauverwaltung etc.) und beider Personalräte, der Schwerbehindertenvertretung und der Frauenbeauftragten werden monatlich 5 % der Nebenstellen überprüft. Die Auswahl dieser 5 % erfolgt über einen Zufallsgenerator, der Bestandteil der eingesetzten Software gemäß § 4 ist. Dabei werden gemäß Anlage 4 folgende Daten aufgelistet:

Abrechnungszeitraum
Nebenstellen-Nr. ggf. lfd. Nr. zur Nebenstellen-Nr.
Name
Datum und Uhrzeit
Ort und Telefon-Nr. der Gesprächsteilnehmerinnen und Gesprächsteilnehmer
Anzahl der Zeiteinheiten
Verbindungsdauer (außer bei Verbindungen im Orts- und Nachbereich)
Gebührenbetrag
Gesamtbetrag der Gebühren

Die Überprüfung wird von den für die Abrechnung zuständigen Beschäftigten durchgeführt.

Der Nebenstellennutzerin und dem Nebenstellennutzer wird die Aufstellung der Gespräche mit Aufforderung der Bestätigung, dass es sich um dienstlich notwendige Gespräche handelte, übersandt. Ihr bzw. ihm wird dabei Gelegenheit gegeben, ggf. private Gespräche dieser Aufstellung nachzumelden, die ihr bzw. ihm dann in Rechnung gestellt werden. Bei berechtigten Zweifeln können weiter gehende Überprüfungen durchgeführt werden. Das Ergebnis der Überprüfung wird schriftlich festgehalten.

Über die weiter gehenden Überprüfungen und deren Ergebnisse werden die Personalvertretungen unverzüglich informiert. Maßnahmen gegen Beschäftigte auf Grund von Verstößen gegen die DAV unterliegen der Mitbestimmung des jeweiligen Personalrates.

§ 4 Eingesetzte Software

Für die genannten Aufzeichnungs- und Abrechnungsverfahren wird die Software "GDV 100" der Firma Bosch Telenorma eingesetzt.Die konkreten Listenformate ergeben sich aus den Anlagen dieser Vereinbarung. Das Handbuch zur genannten Software kann bei der für die Telefonabrechnung zuständigen Stelle eingesehen werden.

§ 5 Leistungs- und Verhaltenskontrolle

Die Möglichkeit einer Leistungskontrolle durch das System sowie Verhaltenskontrollen, die über die in dieser Vereinbarung festgelegten Aufzeichnungen hinausgehen, werden ausgeschlossen.

§ 6 Schutzbestimmungen

Alle zum Schutz der Beschäftigten abgeschlossenen Regelungen, Vereinbarungen, insbesondere die Dienstvereinbarung Systemkomponente "Telefonsystem" etc., sind jeweils in ihrer gültigen Fassung auf diese Vereinbarung uneingeschränkt anzuwenden.

§ 7 Kündigung und Nachwirkung

Diese Vereinbarung kann mit einer Frist von 6 Monaten von einem Vertragspartner gekündigt werden. Dienststelle und die Personalvertretungen bemühen sich, innerhalb dieses Zeitraums eine neue Vereinbarung abzuschließen.

Bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung gilt die gekündigte Vereinbarung weiter.

Die Dienststelle verpflichtet sich, wesentliche Änderungen des Systems im Zuge des Mitbestimmungsverfahrens mit den Personalvertretungen zu vereinbaren.

Unabhängig von bestehenden Beteiligungsrechten werden die Personalräte über evtl. geplante Änderungen von Arbeitsabläufen bzw. Tätigkeitsbeschreibungen und über neue Programmversionen frühzeitig unterrichtet.